אירוע בטבע הוא אירוע שמתקיים בסביבה טבעית, כגון פארק, יער, חוף או אגם. אירועים בטבע יכולים להיות למשל: אירועים עסקיים, אירועים חברתיים, אירועים משפחתיים או אירועים קהילתיים.
תכנון אירוע בטבע דורש מחשבה רבה, תשומת לב לפרטים והכנה מוקדמת. הנה כמה טיפים לתכנון אירוע בטבע מוצלח:
- בחרו את המקום הנכון
המקום הוא הגורם החשוב ביותר בתכנון אירוע בטבע. חשוב לבחור מקום שמתאים לסוג האירוע שאתם מתכננים, לגודל הקהל ולתנאי מזג האוויר הצפויים. אם אתם מתכננים אירוע גדול, חשוב לבחור מקום עם מספיק מקום לכולם. אם אתם מתכננים אירוע קטן, תוכלו לבחור מקום אינטימי יותר. - קחו בחשבון את מזג האוויר
מזג האוויר הוא גורם חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע בטבע. חשוב לבחור תאריך וזמן לאירוע שמתאימים לתנאי מזג האוויר הצפויים. אם אתם מתכננים אירוע בחוץ, חשוב להכין תוכנית גיבוי במקרה של מזג אוויר רע. בנוסף, אם מדובר באירוע בקיץ, תמיד כדאי לשכור צ'ילרים או מאווררים כדי שלאורחים יהיה יותר נעים ובחורף, לשכור פטריות חימום. - קבלו את האישורים הנדרשים
אם אתם מתכננים אירוע בטבע, ייתכן שתצטרכו לקבל אישורים מהרשויות המקומיות. חשוב לבדוק מראש אילו אישורים נדרשים, ולוודא שאתם מגישים את הבקשות בזמן (נפרט על כך בהמשך המאמר). - ערכו תוכנית אירוח
תוכנית האירוח צריכה לכלול את כל הפרטים החשובים, כגון: תאריך ושעה, מקום, אוכל ושתייה, פעילויות ואטרקציות. - הודיעו לאורחים
חשוב להודיע לאורחים על האירוע מראש, כדי שיהיה להם מספיק זמן להתכונן. חשוב לשלוח את ההזמנות מוקדם מספיק, ולוודא שהאורחים מקבלים את כל המידע החשוב. - הישארו גמישים
חשוב להיות מוכנים לשינויים בלתי צפויים, כגון מזג אוויר רע או בעיות אחרות. חשוב להיות גמישים ולהיות מסוגלים להתאים את התוכנית בהתאם לנסיבות.
להלן כמה טיפים נוספים לתכנון אירוע בטבע מוצלח:
הקפידו על בטיחות האורחים. חשוב לספק לאורחים סביבה בטוחה, הן מבחינת תנאי מזג האוויר והן מבחינת בטיחות אישית.
השתמשו בציוד מתאים. אם אתם מתכננים אירוע גדול, ייתכן שתצטרכו להשתמש בציוד כגון אוהלים, שולחנות וכיסאות.
נקה את המקום לאחר האירוע. חשוב לנקות את המקום לאחר האירוע כדי לשמור על הסביבה.
עם תכנון ופיקוח ראויים, אירוע בטבע יכול להיות חוויה בלתי נשכחת עבור כל המשתתפים.
אילו אישורים צריך בשביל לקיים אירוע בטבע?
האישורים הנדרשים לקיום אירוע בטבע משתנים בהתאם לסוג האירוע, לגודל הקהל ולמקום שבו מתקיים האירוע. בדרך כלל, אירועים בטבע דורשים את האישורים הבאים:
אישור מהרשויות המקומיות: הרשויות המקומיות, כגון העירייה או המועצה האזורית, אחראיות על מתן אישורים לקיום אירועים בשטחן. לרוב, הרשויות המקומיות דורשות הגשת בקשה מראש, ובה יש לציין את פרטי האירוע, כגון תאריך, שעה, מקום, מספר משתתפים וכו'.
אישור משירותי הכבאות וההצלה: שירותי הכבאות וההצלה אחראים על בטיחות הציבור, ולכן הם דורשים אישור לקיום אירועים שבהם יש שימוש באש או בגז.
אישור מהמשטרה: המשטרה אחראית על שמירת הסדר הציבורי, ולכן היא דורשת אישור לקיום אירועים שבהם צפויים להשתתף מעל 50 משתתפים.
בנוסף לאישורים אלו, ייתכן שתצטרכו לקבל אישורים נוספים, כגון:
אישור ממינהל מקרקעי ישראל: אם אתם מתכננים לקיים אירוע בשטח ציבורי, ייתכן שתצטרכו לקבל אישור ממינהל מקרקעי ישראל.
אישור מהמשרד להגנת הסביבה: אם אתם מתכננים לקיים אירוע שיש בו שימוש בחומרים מסוכנים, ייתכן שתצטרכו לקבל אישור מהמשרד להגנת הסביבה.
להלן כמה טיפים לקבלת אישורים לקיום אירוע בטבע:
- התחילו בתכנון מוקדם: הקדימו להתחיל בתכנון האירוע, כדי שתהיה לכם מספיק זמן לאסוף את כל האישורים הנדרשים.
- היו מוכנים לספק מידע מפורט: הרשויות המקומיות והגופים האחרים שדורשים אישורים עשויים לבקש מכם לספק מידע מפורט על האירוע, כגון תאריך, שעה, מקום, מספר משתתפים, תוכנית האירוע וכו'.
- היו ערוכים לשינויים: ייתכן שהרשויות המקומיות או הגופים האחרים שדורשים אישורים יציבו דרישות נוספות או שינוי את הדרישות הקיימות. חשוב להיות ערוכים לשינויים ולהיות מוכנים להתאים את התוכנית שלכם בהתאם.
אם אתם מחליטים להיעזר בחברה מוסמכת להפקת אירועים בטבע, חשוב לבחור חברה בעלת ניסיון והמלצות טובות. חשוב לקבל הצעות ממספר חברות שונות, כדי להשוות מחירים, שירותים וניסיון.
הנה כמה טיפים לבחירת חברה להפקת אירועים בטבע:
- הגדירו את הצרכים שלכם: לפני שאתם מתחילים לחפש חברה להפקת אירועים בטבע, חשוב להגדיר את הצרכים שלכם. מהו סוג האירוע שאתם מתכננים? מהו גודל האירוע? מהו התקציב שלכם?
- קבלו הצעות ממספר חברות: לאחר שהגדרתם את הצרכים שלכם, מומלץ לקבל הצעות ממספר חברות שונות. כך תוכלו להשוות מחירים, שירותים וניסיון.
- שאלו שאלות: אל תתביישו לשאול את החברות שאתם פונים אליהן שאלות. חשוב לוודא שהחברה מספקת את השירותים שאתם מחפשים, והיא בעלת הניסיון והידע הדרושים להפקת אירוע בטבע מוצלח.
- התרשמו מהחברה: חשוב להתרשם מהחברה לפני שאתם מקבלים החלטה. פנו לחברה לשיחת טלפון או פגישת היכרות, כדי להבין יותר על השירותים שהיא מציעה.
להלן כמה שאלות ספציפיות שאתם יכולים לשאול את החברות שאתם פונים אליהן:
- מהו ניסיון החברה בהפקת אירועים בטבע?
- מהם השירותים שהחברה מציעה?
- מהם המחירים של החברה?
- מהי מדיניות ההחזר של החברה?
- מהי המדיניות של החברה בנושא בטיחות?
עם קצת מחקר, תוכלו למצוא את החברה המתאימה ביותר להפקת אירוע בטבע מוצלח.