אירועים הם חלק בלתי נפרד מהחיים שלנו. אנחנו נחגוג את ימי ההולדת שלנו ושל קרובי המשפחה שלנו, נתכנן אירועים מיוחדים כמו חתונות, בר/ בת מצווה, ברית/ה, אירועים עסקיים ועוד.
אם אתם מתכננים אירוע, חשוב לתכנן אותו מראש כדי להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח.
הנה כמה טיפים לתכנון אירוע:
קבעו את רשימת המוזמנים
השלב הראשון בתכנון אירוע הוא לדעת כמה מוזמנים יהיו לכם ולפי זה תוכלו להתחיל בחיפוש אחר מקום מתאים. הכינו מראש קובץ אקסל מסודר עם שמות האנשים, מספרי הטלפון ופרטים נוספים שתצטרכו על מנת לשלוח אליהם הזמנה, כמו למשל אימייל.
בקובץ אקסל תוכלו בפשטות לסכום את כמות המוזמנים וכך להיערך מראש לפני שאתם נפגשים עם אולמות אירועים או מסעדות.
קבעו תאריך ומיקום
אחרי שיש לכם את כמות המוזמנים, תוכלו להתחיל לחפש את מיקום האירוע ולוודא שהתאריך המבוקש שלכם פנוי אצלם. חשוב לבחור תאריך שמתאים לכם ולמוזמנים שלכם, ומקום שמתאים לסוג האירוע שאתם מתכננים.
קבעו תקציב
חשוב לקבוע תקציב לאירוע לפני שאתם מתחילים בתכנון. זה יעזור לכם להתמקד באפשרויות שתוכלו להרשות לעצמכם.
בחרו את האוכל והשתייה
אם אתם מתכננים אירוע עם אוכל ושתייה, חשוב לבחור תפריט שמתאים לאורחים שלכם. אתם יכולים לבחור אולם אירועים שמציע את הקייטרינג שלו או מסעדה שיש את התפריט הקבוע שלה או שתוכלו להזמין חברת קייטרינג שתחפשו באופן עצמאי.
בחרו את העיצוב
עיצוב האירוע הוא חלק חשוב מהצלחתו. תוכלו לבחור עיצוב פשוט או עיצוב מושקע יותר. אתם יכולים להיעזר בשירותי מעצב או לעשות זאת בעצמכם.
קיימים סוגים רבים ושונים של עיצובי אירוע, בהתאם לסוג האירוע, לאופי האירוע, ולטעם האישי של המארגנים.
עיצובים קלאסיים – עיצובים קלאסיים הם עיצובים אלגנטיים שכוללים בדרך כלל צבעים בהירים, צורות פשוטות, ופרחים טריים. עיצובים קלאסיים מתאימים לאירועים רשמיים, כגון חתונות, בר/בת מצווה, ואירועים עסקיים.
עיצובים מודרניים – עיצובים מודרניים הם עיצובים נקיים וחדשניים. הם כוללים בדרך כלל צבעים עזים, צורות מורכבות, ותאורה מעניינת. עיצובים מודרניים מתאימים לאירועים פחות רשמיים, כגון מסיבות, אירועים חברתיים, ואירועים עסקיים לא פורמליים.
עיצובים ייחודיים – עיצובים ייחודיים הם עיצובים שאינם הולכים בתלם. הם יכולים להיות מבוססים על נושא מסוים, או על סגנון אישי. עיצובים ייחודיים מתאימים לאירועים מיוחדים, כגון אירועים נושאיים, אירועים לילדים, ואירועים עסקיים ייחודיים.
בחרו את האטרקציות
אם אתם רוצים להוסיף קצת עניין לאירוע שלכם, תוכלו להוסיף אטרקציות, כגון הפעלות לילדים, הרצאת אורח, סטנדאפ, צילום מגנטים, מתנפחים ועוד.
שלחו הזמנות
לאחר שהכל מוכן, אתם יכולים להתחיל לשלוח הזמנות לאורחים שלכם. חשוב לשלוח את ההזמנות מספיק מוקדם כדי שהאורחים יוכלו להיערך מראש.
אם מדובר באירוע עם מספר מוזמנים רב, תוכלו להיעזר בשירותים של חברות שמאשרות הגעה ועוזרות לכם לסדר את השולחנות ואישורי ההגעה דרך תוכנה אונליין במחשב.
תכננו את האירוע בפועל
כעת, אתם יכולים להתחיל לתכנן את האירוע בפועל. זה כולל דברים כמו סידור השולחנות, הכנת האוכל והשתייה, והכנת העיצוב.
הכינו תוכנית חירום
תמיד טוב להיות מוכנים לכל תרחיש. הכינו תוכנית חירום במקרה של מזג אוויר גרוע או בעיות אחרות. בישראל, בשנים האחרונות היו לנו המון תרחישים של אירועי חירום כמו למשל קורונה ומלחמות.
שמרו על עצמכם בחוזה מול הספקים
בהמשך לסעיף הקודם, לא חסרים מצבי חירום בישראל. וודאו כי החוזה שומר עליכם מפני אירועי חירום שכאלה.
תהנו מהאירוע!
הכי חשוב הוא ליהנות מהאירוע! זה יום מיוחד, אז אל תשכחו להירגע וליהנות מהחברה של האורחים שלכם.